契約書管理機能で契約更新リマインドを自動化｜年度更新の漏れをゼロに

塾の契約は、入塾時に1年契約や半年契約として結ぶことが一般的です。ただ、更新時期が生徒ごとにバラバラで、「気付いたら更新時期を過ぎていた」という事態が起きやすいのが現場の実情です。

本記事では、ジュクスル AI の 契約書管理機能 を使って、契約更新リマインドを自動化する方法を紹介します。

契約更新の漏れがもたらすリスク

契約更新が漏れると、以下のリスクが発生します：

• 契約期限切れによる課金停止：自動課金が止まり、想定外の売上ロス
• 保護者との関係悪化：「更新の連絡もなかった」と感じられて信頼を失う
• 解約意向の見落とし：更新時期は退塾を考えるタイミングでもあるため、フォローが遅れる

特に、500名規模を超える塾では、手作業での契約管理が現実的でなくなります。

ジュクスル AI の契約書管理機能

ジュクスル AI では、生徒ごとの契約情報をデジタルで管理できます。

• 契約開始日・終了日の登録
• 自動更新の有無
• 契約内容（コース、コマ数、料金）の履歴
• 更新時期の自動アラート

自動リマインドの仕組み

契約終了日の 60日前・30日前・7日前 に、本部スタッフへ自動でアラートが届きます。 保護者へのリマインドメールも、テンプレートを設定しておけばワンクリックで送信可能です。

運用上の3つのコツ

実際にこの機能を活用している塾の運用から、効果が高いポイントを3つ紹介します。

コツ 1：60日前アラートを「面談打診」のタイミングに

60日前のアラートが届いた時点で、保護者面談の打診をすると、更新検討の意思を早めに確認できます。退塾意向があれば、その段階で対策を取ることも可能です。

コツ 2：契約内容の見直し提案を組み込む

更新時に「コマ数を増やしますか」「コース変更を検討しますか」という提案をパッケージ化すると、ARPU（生徒1人あたりの平均売上）が向上します。

コツ 3：講師の継続意思も同時に確認

生徒側だけでなく、講師側の継続意思も契約更新の文脈で確認すると、来期のシフト組みに余裕ができます。

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契約管理は地味な業務ですが、経営インパクトは大きい 領域です。自動化できる部分は仕組み化して、本部スタッフの時間を本来の運営業務に振り向けることをおすすめします。